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Règlements généraux - assemblées du conseil d'administration

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6.1 Date des assemblées du conseil d'administration


Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins douze (12) fois par année.

6.2 Convocation et lieu


Les assemblées du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire exécutif ou le président, soit sur instruction du président, soit sur demande écrite d’au moins deux (2) des ad mi nis trateurs. Elles sont tenues au siège de l'Entreprise ou à tout autre endroit dans la province de Québec désigné par le président ou le conseil d’administration.

6.3 Avis de convocation


L’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration se donne par lettre adressée à chaque administrateur à sa dernière adresse connue. Cet avis peut aussi se donner par télégramme, par télécopieur, par téléphone ou par courrier électronique.

Le délai de convocation est d’au moins cinq (5) jours francs. Tout administrateur peut renoncer par écrit à l’avis de convocation. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l’assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.

L’assemblée du conseil d’administration tenue immédiatement après les assemblées annuelle et mi-annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation.

La présence d’un administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur.

6.4 Quorum et vote


Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est de trois administrateurs sur cinq (3/5).

Un quorum doit être présent pour toute la durée des assemblées.

6.5 Président et secrétaire d’assemblée


Les assemblées du conseil d’administration sont présidées par le président de l'Entreprise ou, à son défaut, par le vice-président. C’est le secrétaire exécutif de l'Entreprise qui agit comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un pré si dent et/ ou un secrétaire d’assemblée.

6.6 Procédure


Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports. Il soumet au conseil les propositions sur les quelles un vote doit être pris. À défaut par le président de l’assemblée de sou mettre une proposition, tout administrateur peut la soumettre lui-même avant que l’assemblée ne soit ajournée ou close et, si cette proposition relève de la compétence du conseil d’administration, le conseil d’administration en est saisi, sur appui d'un autre administrateur présent.

À cette fin, l’ordre du jour de toute assemblée du conseil d’administration est présumé prévoir une période pendant laquelle les administrateurs peuvent soumettre leurs propositions (varia). À défaut par le président de l’assemblée de s’acquitter fidèle ment de sa tâche, les administrateurs peuvent à tout moment le destituer et le remplacer par une autre personne.

6.7 Vote


Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité simple. Le vote est pris à main levée, à moins que le président de l’assemblée ou un administrateur ne demande le scrutin, auquel cas le vote est pris par scrutin. Si le vote est pris par scrutin, le secrétaire de l’assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n’est pas permis. Le président de l’assemblée a une voix prépondérante au cas de partage des voix.

6.8 Résolution signée


Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l'Entreprise, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

6.9 Participation par téléphone et messagerie électronique


Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone (téléconférence) et/ou messagerie électronique. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

6.10 Procès-verbaux


Les membres de l'Entreprise ne peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du conseil d’administration, mais ces procès-verbaux et résolutions peuvent être consultés par les administrateurs de l'Entreprise.

6.11 Ajournement


Qu’un quorum soit ou non présent à l’assemblée, une assemblée du conseil d’administration peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue telle qu’ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.


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